提案必須考慮的2項「關鍵因素」(組圖)
提案必須考慮的2項「關鍵因素」。（圖片來源：Adobestock）
建立任何簡報或提案必須考慮的兩項關鍵因素是知識和合理化：
1、觀眾掌握了什麼知識？
2、觀眾如何合理化決策，以便「接受」我的提案？
簡單來說，只有人類具有合理化的能力。其他生物只會利用本能和知識做決策，但人類卻利用這種能力來合理化決策。這是一種很了不起，也很強大的情感能力。我們做出的所有決定，都以此為根據。
你做的所有決定和行為，都必須先在腦中自行合理化。這就是我們所有行為背後的「動機」。更重要的是，這個我們接受和理解的「動機」，同時也是我們相信、接受和行動原則的理由。
合理化的能力非常強大。這種能力是一切事物的驅動因素，從芝麻小事的決策到彼此殘害的動機都涵蓋在內。人們簡直內建了合理化程式，幾乎可以為所有行為提供可接受的理由。不管是用那種牙膏或是要不要自殺，每個決定都會被大腦合理化，然後接受。
這就是耐人尋味的地方。當你把某項決策合理化時，腦子自然會將這項決策的所有要素加以歸類，同時以最有效，又最具說服力的方式傳達給你，方便你「合理化」決策。
現在請自我評估一下。
請回答一個簡單的問題：「你為什麼要開現在這輛車？」
用一句話回答，想到答案了嗎？
「我喜歡。」「價錢很便宜。」或「我一直都開這款車。」
我再問深入一點：「請向自己解釋選擇那款車的原因。」一有答案，就再自問自答，問得深入一點。
「價格優惠，很省油，也不常拋錨，讓我很放心。」
這個過程就是找理由，合理化自己的決定。你想證明自己的感覺、慾望和動機是合理的。如果你在腦中不斷自問自答，就會明白這個決定背後的理由。
現在，最重要的是，請你在腦中不斷重播這個片段，想像自己大聲說出來。
你會聽到一些很棒的話。
你的頭腦自然而然地將最有價值的決策因素，以特定的順序排在最前面。對你來說，你能完美解釋為什麼會買這輛車來開的理由。先說最有價值的結論，繼續追問原因，就能依照重要性，揭露出這些敘述的合理化層次。
你可以用簡單的直述句和片語，分析做出每個決定的原因。你自己甚至可以把最複雜的元素，簡化成最基本的版本，不必解釋得太冗長。
真的很棒，再來試幾個問題：
你為什麼住在這個城市？或者為什麼做現在這份工作？又為什麼要結婚或離婚？這週末你要看什麼電影？為什麼？
一步步深入詢問原因，用簡單的短句回答。這些被稱為價值陳述，代表你看重的因素，大腦自然會加以組織，打造出你的故事。
這就是合理化故事。
合理化故事集結了最有價值的要素，因此你能瞭解自己的行為、感受和慾望。如果你剛剛安排好了假期，你根本想都不用想，就採用了合理化故事決定了要去那裡玩、要住那裡、要花多少錢、行李要裝什麼。生活中每一個決策，都會讓你用上這樣的故事。
合理化故事很準確、很簡潔、言簡意賅，會用最簡短扼要的方式將訊息傳達給你。
如果你希望說服人，他們就是把合理化故事當成決策的依據。你就算花了三小時仔細解釋每個細節，他們最後也只採用簡單的故事和句子，合理化決定──保證不到三分鐘。
想像一下，如果把合理化故事當作提案的根據，觀眾就會同意你的提案。
學習如何只用你的資訊，就能為觀眾打造合理化故事。從提案中找出最關鍵的元素，再將這些元素，以類似合理化故事的方法，串聯起來。
【BOX】
（采實文化提供）
我開始用「說得少，但效果最好」的構想來打造所有電視提案（或者其他提案）。這讓我必須逼自己要更有效率和謹慎，不過效果卻因此大幅提升，真是讓人讚嘆。三分鐘真是神奇數字。
隨著一步步探討三分鐘法則，你就能在你的簡報中，逐漸找出這種模式。你可以應用在所有提案、行銷或銷售需求中。它會成為你評斷他人傳達資訊時的標準。
過去幾年我全心打造這套系統，有幸能協助他人在提案和簡報中，展現最高水準。我接到全國各地的執行長和商界領導者的電話，我也有幸能與一些最棒的人共事。有時向管理市值數十億美元企業的執行長解釋該如何簡化訊息，感覺非常不真實。他們花了數百萬美元在客戶研究和投資者關係，卻沒讓他們學會要如何說得少，反而效果好的技巧。
本文整理、節錄自布蘭特．平維迪克（Brant Pinvidic）《簡短卻強大的3分鐘簡報》一書，文章僅代表作者個人立場和觀點。由采實文化授權轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。