提案和簡報常見的誤解(圖)

提案和簡報常見的誤解。（圖片來源：Adobestock）

我們先來釐清提案和簡報過程中常見的誤解。建立正確的觀念，能協助你打造威力萬鈞的前三分鐘。

誤解一：簡報需要天賦、詞藻華麗和幽默的好口才，才能脫穎而出、引起注意。

事實正好相反。

我在協助準備簡報時，第一個會問的是：「準備這麼多的投影片、資訊、笑話和名人語錄，你到底想透過這次提案或簡報，達成什麼目標？」

我得到的回答通常和最終目的有關，像是大幅銷售量提升，以成功出售產品或服務。

我請他們再縮小思維，想得簡單一點。

他們改答每月業績目標。

「更小、更簡單！」

在不斷的一問一答下，我要逼到他們答不出來為止。這種練習最能理解，任何人採取任何行動的背後動機。

直白地說，答案就是：「你的動機，就是想有效傳達資訊。」

如果你有辦法讓其他人像你一樣了解資訊，其他目標都會水到渠成，不需強求。如果所有人都像你一樣非常了解產品的價值，你的業績就會更好。如果你的公司像你一樣這麼懂你的企劃案，就會投下贊成票。

這套流程的原理可以應用到生活各層面。

也就是說，人生和事業成功與否，端賴你有多少能力可以將資訊傳達出去，讓對方了解你的觀點。

做得好，就能說服人；做得好，行銷就成功。甚至還能寫一本書。

只要徹底擺脫對語言、措辭或技巧的成見，專注在資訊價值和傳達資訊的過程，讓觀眾可以理解，我保證你一定會成功。

將最具說服力、最重要的資訊，編織成一則引人入勝的故事，讓觀眾認同你的簡報，達到你想要的目標。

誤解二：我的事業、產品或服務太複雜，想說的太多了，三分鐘解釋不完。

幾乎所有我共事過的企業主管和執行長，都對我說過這種藉口：「我根本無法把簡報濃縮到十分鐘之內，實在太多資訊了。」

我告訴他們錯了。

三分鐘不只是將提案內容去蕪存菁的基準，更是能吸引觀眾投入、開始他們的決策。如果不能將構想濃縮在三分鐘內，觀眾就會在缺乏完整相關資訊的情況下做出決策，任何提案者都不希望觀眾這樣做。

在剪輯的妙手下，電視節目的每個場景中，所有衝突幾乎在三分鐘內都能解決。例如，《創智贏家》幾乎每一集都採用這種剪輯標準。從他們介紹創業家，到「鯊魚」說：「我退出」，幾乎都只有三分鐘。

我一年提案超過四十部電視節目，每部節目的提案影片，幾乎都只有三分鐘。不管是那種形式的簡報或提案，觀眾在前三分鐘就會從你提供的基本資訊，開始思考產品價值，決定是否要繼續認真討論。

因此，在簡報各層面控制敘事並引導觀眾，是非常重要的任務。

實際了解觀眾也是一項關鍵。有時你的提案，並不只有說服眼前的決策者，通常還需要說服更高層的主管。因為你眼前的人必須說服其他人，那個人又必須說服另一個人，就這樣一直說服下去。你不在的時候，你的提案很可能會由其他資深人士代勞。
 

本文整理、節錄自布蘭特．平維迪克（Brant Pinvidic）《簡短卻強大的3分鐘簡報》一書，文章僅代表作者個人立場和觀點。由采實文化授權轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。