让多个专案同时顺利执行的“甘特图”(组图)

2019-10-04 16:30 作者:小堀纯子 桌面版 正體 0
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甘特图能让多个专案同时顺利执行。
甘特图能让多个专案同时顺利执行。(图片来源:Adobe Stock)

文/小堀纯子

甘特图,让多个专案同时顺利执行

你已经找到让自己的未来变得光明、又感到迫不及待的专案了吗?

作为工作或人生功课而想要挑战的事,为了美容、健康而想要努力执行的事,更舒适且快乐的生活基础,想要尝试学习的主题、希望学会的技能,想要试着钻研的兴趣,增进和家人、朋友之间感情的活动,长年来一直憧憬的事物,克服童年以来的自卑感……是否有好几个专案已经被你列进清单里了呢?

找到很多想做的事虽然是好事,但有一个困扰;那就是想做的事太多,于是变得不知道该怎么做才好。

不仅心里焦虑着这也想做、那也想做,我们的每一天也可能会被应该做的事给填满。认为只要思考一件事(例如只思考工作的事)就好的人非常少,几乎所有人无论是工作、家里的事、家人的事、自己的事全都会考虑到,也同时处理着好几件事情。

这就像是同时转动好几个盘子,又要一边留意不让盘子掉下来,将注意力放在所有盘子上的状态。所以,只要试图再加上新的盘子,很难不产生危机。要顺利控制这样的状态,我们需要的工具就是“甘特图”。


(图片来源:采实文化提供)

用甘特图来进行模拟

甘特图,是一种被用来管理专案进展的表单。横轴写上时间流,并且在纵轴上将所有要做的事写出来,藉以浏览整体状况,是一种十分方便的格式。

为了精准分配时间和精力,就必须掌握整体。无论是工作或私人生活,不仅止于自己的事,也包含了家人的事,还有现在正在做的事、接下来想做的事,请全部都汇整在一张纸上。要一边仔细浏览整体表单,一边思考应该在哪里分配多少心力。

原本脑子里“这也要做、那也该做”的状态,借由写在纸上,再用眼睛观看的做法,就能顺利地整理了。哪个盘子很顺利、又有哪个盘子快要掉下来,都能够亲眼确认。

在重要的地方把线画粗一点,使用明显的颜色,或是用框框圈起来,就能更加容易地掌握住整体的平衡。重要的事,是不是在同一时期重叠得太多了呢?之前说过制定计划的其中一个目的,就是在执行之前发现“这样下去不会顺利”的部分,再思考对策;重要的事重叠的部分,就是很有可能无法顺利进行的部分。往前、后移动的话能不能变得顺利呢?请试着利用甘特图来模拟看看。

做事情的顺序和关联性是否安排妥当?哪些是互有关系的,请试着用箭头来表现关联性。因为横轴是时间,所以横线的长度就代表着需要的时间。时间的预估是否适当呢?

如果要往后调动,相关的项目也会跟着移动。有多少的弹性空间,没有空间的部分又是哪里?请先试着用甘特图来进行模拟。

无论工作或私人生活,所有的事情都会完整归纳在甘特图里,因此将未来一个月的计划填进去就很就简单。每个月应该要做的事,请制作成更加详细的计划。

一个月的计划完成后,接着就是往下分解成一星期的计划。只要能做到这里,你应该就会知道“今天要做什么,才会靠近梦想呢?”的答案了。至于一个月、一个星期的计划表,我会在第五章的个案研究中介绍书写范例。

就连不合常理的远大梦想,也可以借由依序的详细化来分割,直到一口大小的“今天要做的事”为止。接着,就只剩下逐一执行,往梦想更加靠近而已。


(图片来源:采实文化提供)

本文整理、节录自小堀纯子《从未来写回来的逆算手帐》一书。由采实文化授权转载,欲阅读完整作品,欢迎参考原书。

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