讓多個專案同時順利執行的「甘特圖」(組圖)

2019-10-04 16:30 作者:小堀純子 桌面版 简体 0
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甘特圖能讓多個專案同時順利執行。
甘特圖能讓多個專案同時順利執行。(圖片來源:Adobe Stock)

文/小堀純子

甘特圖,讓多個專案同時順利執行

你已經找到讓自己的未來變得光明、又感到迫不及待的專案了嗎?

作為工作或人生功課而想要挑戰的事,為了美容、健康而想要努力執行的事,更舒適且快樂的生活基礎,想要嘗試學習的主題、希望學會的技能,想要試著鑽研的興趣,增進和家人、朋友之間感情的活動,長年來一直憧憬的事物,克服童年以來的自卑感……是否有好幾個專案已經被你列進清單裡了呢?

找到很多想做的事雖然是好事,但有一個困擾;那就是想做的事太多,於是變得不知道該怎麼做才好。

不僅心裡焦慮著這也想做、那也想做,我們的每一天也可能會被應該做的事給填滿。認為只要思考一件事(例如只思考工作的事)就好的人非常少,幾乎所有人無論是工作、家裡的事、家人的事、自己的事全都會考慮到,也同時處理著好幾件事情。

這就像是同時轉動好幾個盤子,又要一邊留意不讓盤子掉下來,將注意力放在所有盤子上的狀態。所以,只要試圖再加上新的盤子,很難不產生危機。要順利控制這樣的狀態,我們需要的工具就是「甘特圖」。


(圖片來源:采實文化提供)

用甘特圖來進行模擬

甘特圖,是一種被用來管理專案進展的表單。橫軸寫上時間流,並且在縱軸上將所有要做的事寫出來,藉以瀏覽整體狀況,是一種十分方便的格式。

為了精準分配時間和精力,就必須掌握整體。無論是工作或私人生活,不僅止於自己的事,也包含了家人的事,還有現在正在做的事、接下來想做的事,請全部都彙整在一張紙上。要一邊仔細瀏覽整體表單,一邊思考應該在哪裡分配多少心力。

原本腦子裡「這也要做、那也該做」的狀態,藉由寫在紙上,再用眼睛觀看的做法,就能順利地整理了。哪個盤子很順利、又有哪個盤子快要掉下來,都能夠親眼確認。

在重要的地方把線畫粗一點,使用明顯的顏色,或是用框框圈起來,就能更加容易地掌握住整體的平衡。重要的事,是不是在同一時期重疊得太多了呢?之前說過制定計畫的其中一個目的,就是在執行之前發現「這樣下去不會順利」的部分,再思考對策;重要的事重疊的部分,就是很有可能無法順利進行的部分。往前、後移動的話能不能變得順利呢?請試著利用甘特圖來模擬看看。

做事情的順序和關聯性是否安排妥當?哪些是互有關係的,請試著用箭頭來表現關聯性。因為橫軸是時間,所以橫線的長度就代表著需要的時間。時間的預估是否適當呢?

如果要往後調動,相關的項目也會跟著移動。有多少的彈性空間,沒有空間的部分又是哪裡?請先試著用甘特圖來進行模擬。

無論工作或私人生活,所有的事情都會完整歸納在甘特圖裡,因此將未來一個月的計畫填進去就很就簡單。每個月應該要做的事,請製作成更加詳細的計畫。

一個月的計畫完成後,接著就是往下分解成一星期的計畫。只要能做到這裡,你應該就會知道「今天要做什麼,才會靠近夢想呢?」的答案了。至於一個月、一個星期的計畫表,我會在第五章的個案研究中介紹書寫範例。

就連不合常理的遠大夢想,也可以藉由依序的詳細化來分割,直到一口大小的「今天要做的事」為止。接著,就只剩下逐一執行,往夢想更加靠近而已。


(圖片來源:采實文化提供)

本文整理、節錄自小堀純子《從未來寫回來的逆算手帳》一書。由采實文化授權轉載,欲閱讀完整作品,歡迎參考原書。

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