事情太多太杂?用“四方格”区分轻重缓急(组图)

2020-01-08 16:31 作者:法兰‧豪瑟(Fran Hauser) 桌面版 正體 1
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善用四方格厘清优先级,事情再多也能思考集中。
善用四方格厘清优先级,事情再多也能思考集中。(图片来源:Adobe stock)

顶尖人士的职场智慧,用四方格厘清优先级,让你事情再多也能思考集中……

有了在可口可乐的经验后,我渐渐学会在职场上订出界线并维持这些界线。但这是我一直还在学习的领域,多年后,我的界线也再度受到莫大的挑战。我在领养了第二个儿子开始休育婴假几周后,当时公司刚任命了一位新执行长。有许多同事写电子邮件跟我说:“你最好回公司来,她正在与关键人物建立关系,而你刚好错过了。”

因为怕自己错过与新任执行长缔造联结的机会,我缩短了育婴假的时间回公司上班。但后来我自我反省,觉得根本无须这么做,这也不是很好的策略。我可以主动跟执行长联系,约她见面吃午餐来建立关系,然后继续休我的育婴假。但我却让自己不想说“不”的情绪主导了我的决定,因此我的界线整个崩落了。

我回到忙碌的工作岗位后,大儿子才十八个月大,而家里还有一个新生儿。我忙到进入所谓的“交易模式”(transactional mode)─我透过不断地把待办事项划掉来满足自己的成就感,以致于我一直花时间在处理琐事而忽略了重要的大事。举例来说,我原本应该要专注在撰写提交给高层的季报,但我却一直拖延,把时间花在较不重要的枝微末节上。

当我跟心灵导师聊起我歇斯底里却毫无产能的情况时,她很直接地点出问题:“你需要决定哪些才是真正重要的事。”我发现我陷入了当初在可口可乐同样的困境,因为无法订出界线而深陷其中,只是这次是以不一样的形式出现而已。我再度意识到,订出界线并进行友善清楚的沟通,比起揽了太多事情再来后悔还要有效得多。

职场上订出界线,并进行友善清楚的沟通,比起揽了太多事情再来后悔还要有效得多。
职场上订出界线,并进行友善清楚的沟通,比起揽了太多事情再来后悔还要有效得多。(图片来源:Adobe stock)

我在有明确计划可以遵循的时候工作效率最好,因此一旦决定要努力订出界线,便需要计划一个可以迫使自己建立并执行的模式。这表示我需要立下一个目标,然后诚实地辨别自己该如何投入时间和精力。一旦我想清楚后就可以订出计划,将其他与这个优先次序无关的杂事先砍掉。

我坐在桌前,摊开一大张纸,然后画出了两条线:一条横线与一条直线。在这切割出来的四格方块中,我写下在我生命中相当重要的四大领域,分别是:我、朋友与家人、事业和世界。接着,在每一个方格中,我列出前几项与该领域相关的重要事项,并缩减到每一格只有三件事。我知道这可以迫使我拒绝其他事情,并巩固好我的界线。

我的目标就是让这些优先事项占去我主要的时间(理想中大约是八十%),而剩下的时间则分配给一些需要处理的行政庶务。当我退后一步看了我的四方格,便清楚地发现行事历上的待办事项跟我列出来的优先次序并不吻合。我开始透过拒绝他人或是把一些事项授权出去,来调整行事历中那些不符合的待办事项。

渐渐的,这个四方格模式(four square model)成了我订出界线并彻底执行的妙方。自从我开始使用这个方法,我花在每一个方块的时间每个月都不太一样。有几个月我会比较着重事业,有几个月则在家庭。每两周我会检视一下,确保行事历上的事情与我列出的优先事项有吻合。而每一季我也会重新检视全部的四方格,以确认是否有些优先事项需要做调整。我现阶段的四方格看起来像这样:


(图片来源:时报文化提供)

当然,这是我的四方格,你的可能会很不一样。试着思考目前生命中最重要的事情是什么。事业(或是学业,如果你还在念大学或研究所的话)几乎一定是四方格中的其中一个。其他三格可能会跟我的一样,但也有可能是兴趣、副业、可以带来快乐又充满热情的专案、旅游、社交或政治主张、继续学习或一段特定关系等。

即使有了四方格模式,要平衡我的责任与心之所向仍需历经许多挣扎,尤其以职业妇女来说。我常在访问中被问到如何做到“平衡一切”或如何“每一项都涵盖”,我诚实的答案便是,其实我没有。但对于那些真正重要的优先事项我会全力以赴,四方格模式帮助我定义出这些事情,并常常回去重新检视这些事情是什么。
 

本文整理、节录自法兰‧豪瑟(Fran Hauser)《柔韧:善良非软弱,坚强非霸道,成为职场中温柔且坚定的存在》一书,文章仅代表作者个人立场和观点。由时报文化授权转载,欲阅读完整作品,欢迎参考原书。

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