5個提高生產力的秘訣(圖)

5個提高生產力的秘訣。（圖片來源：Adobestock）

提高生產力：要求自己準時下班

如果你要優先考量自我照顧，並在工作上設立界線，那你就需要確保在工作時間內效率很高。我們都聽過、也經歷過老格言或帕金森定律（Parkinson’s Law）所言，就是工作總要拖到最後時限才會完成。這尤其適用於你在做不喜歡的工作、地方和不喜歡的人共事的時候。

你討厭自己工作的時候，很自然就會做一些事去拖延，不管是玩臉書、和同事聊八卦或是吃很久的午餐。但當你決定只花固定的時間工作，你就得明智地運用這段時間。上班的時候好好工作，這樣你下班後才可以不用工作。

在剛開始的時候，你會發現，你知道自己得在特定的時間下班，那你就會更快完成工作，深夜加班會變成例外，而非常規。事先規劃會有助於你提高工作效率。如果你買了表演票、要和朋友共進晚餐，或是已經繳了瑜伽課的費用，那你就更有可能為了能準時下班，變得非常有效率。

要做到如此，以下是我最喜歡的五個生產力祕訣：

1、把會議最小化

無數的調查和研究顯示，會議不但浪費時間和金錢，還會影響生產力和幸福感。在我上一份公司的工作，一天安排七個小時的行程並不罕見，因此幾乎不可能在上班的時候實際完成什麼工作。

如果可以的話，我建議在目標和角色不明確的情況下拒絕開會，或是至少在參加之前釐清這些事項。問問自己是不是可以派團隊的其他成員去，或是不是整個團隊都受邀出席，那麼參加會議才有意義。要是你就是那個發送會議邀請的罪魁禍首，那麼請花點時間考量一下是不是發送電子郵件代替就可以了。如果不是，那麼也許開會時間短一點、議程更緊湊一點，都能夠減輕一些時間的負擔。

2、保護自己的「黃金時間」

美國作家克雷格．巴蘭坦（Craig Ballantyne）在他《完美日程安排》（The Perfect Day Formula）書中，把你的「黃金時間」定義為一天當中，你能夠比其他任何時間多完成三倍工作量的時間。你可能已經知道是哪個時間點。我自認是晨型人，念大學的時候，從來沒有整晚熬夜過。有考試或報告要交的時候，我不會用咖啡因替自己提神，而是晚上十點去睡覺，然後凌晨四點起床，才有清晰的腦力做事。

不管是哪時候，請盡最大的努力維護它，然後用它作為實際、專注的工作時間。我還在公司工作的時候，一週有三天的早上不能工作，因為那段時間必須安排開會。當然，有時候會有例外（甚至一週會有好幾次），但毫無疑問地，是我能夠主動、而非被動地掌握自己的行程，維護更多自己的時間。

3、減少分心干擾

研究顯示，在你工作被打斷之後，要再進入到狀態，需要花費十一到二十五分鐘的時間。難怪我們會整日忙碌，到了應該下班的時間，卻什麼也沒做完。我發現在工作時，把會令你分心的因素降到最低，可以提高工作效率，並減少工作時間。

這對你來說可能代表，你需要關掉電腦上Outlook電子郵件的彈跳通知、在特定時間檢視電子郵件（例如早起第一時間、午餐前，以及下班前），以及把手機正面朝下擺放，或是設定為飛行模式。如果你是在開放式的辦公室裡工作，同事常常停下來提問或聊天，那你可以找找看有沒有其他能夠工作的地點。我遇到這個問題的時候，發現帶著筆記型電腦到會議室或自助餐廳去，是把握專注、不受打擾時間的好方法。

4、分批處理任務

與被打斷後，要再回到工作狀態類似，一心多用地處理工作項目，也會讓你缺乏效率。所以才出現了把類似的活動安排在一起、分批處理任務的方式。當你列出週六早上要執行的所有差事，或撥出幾個小時的時間打掃家裡的時候，你已經在私人時間做到了分批處理。根據你的工作類型，這可能代表安排幾個小時或甚至一整天的時間完成類似的任務，比如寫作、打電話、管理職責等等。

5、休息小憩

我看過報導，美國人平均的專注時間是八秒鐘，比金魚還要短。但我們卻得坐在辦公桌前，連續工作八、十、十二個小時，你很難每隔幾秒、幾分鐘就休息一下。研究顯示，每五十到九十分鐘起來伸展、走一走，有助於提高生產力。設定計時器實驗看看，看看哪種方法對你有效。我發現，只要知道快要休息了，就能夠激勵我保持專注，完成更多工作。
 

本文整理、節錄自克莉絲坦．扎沃（Kristen J. Zavo）《我只是好好生活，工作竟然變順了》一書，文章僅代表作者個人立場和觀點。由采實文化授權轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。