行程表沒排滿 不等於閒閒沒事幹(圖)
行程表沒排行程，不等於閒閒沒事幹。（圖片來源：Adobe stock）
如果你認為有必要讓自己看起來很忙，以充實的行程表向世界證明你很重要，那麼就會一直想把行程塞滿，覺得什麼事可能有趣就列到行程表上，有空檔就答應別人提的事項。
人們希望自己能被列進副本轉發名單，沒受邀開會就不爽，並非真心希望行程表有空白，一旦出現了空白時間，便立刻拿起手機查看信件和訊息。
伊迪絲．華頓對人性有一針見血的觀察。她在1927年的小說《暮光之眠》中挖苦對空白的恐懼，故事裡忙碌的女主角寶琳．曼福德（Pauline Manford）永遠有開不完的會，要是與幫傭見面和參加慈善委員會之間有15分鐘空檔，就趕忙塞進新迷上的靈性追求活動，任何一小時的空白「彷彿世界匆匆前進把她拋下」。光是想到世界沒有自己也會運轉，她「就感到頭腦發昏」。
傑夫並不是這樣想，「就算我的行程表很空，也不表示我閒閒沒事幹。」
依賴會議的管理文化有其機會成本。當大家整天都安排開會，就會等到開會時才做決定，而那時間可能離現在還很久，畢竟其他人也有一堆會議要安排。傑夫寧可授權給一起共事的金頭腦，讓他們依照具體目標自行做決定（這恰巧也是《全新一分鐘經理》的建議），而且大家必須留出空檔以便找得到人。
他沒有成天開會，其他人知道有事可以打電話或直接過去找他，而他已在飛機上做了需要完整時間專心處理的工作，所以歡迎別人臨時過來談談。
傑夫沒有成天開會，所以有餘裕處理員工臨時提出的問題，即使是重大問題也沒關係，來者不拒。從本質來看，開會其實額外浪費了很多時間。
無論一場會議需要處理多少事，通常會安排三十至六十分鐘，而且開會前後的時間容易被浪費，比如某人上午十點要開會，大概從九點四十五分開始就不會做需要費神處理的事，而開完會後又會進行例行公事：查看信箱，順便瞄一下喜歡的應用程式，因此一小時會議很容易占掉九十分鐘。如果下一小時又有另一場會議，兩場會議之間大概只有不到三十分鐘可用。
這本身形成惡性循環。別人認為你沒開會就不會工作，所以靠排定會議逼你完成工作。他們把事情留在會議上講，原因是認為你不會讀信，而不讀信的原因在於你要開很多會，多數信件都是在排定會議。
為了打破惡性循環，你必須有意識地不把行程排太緊。傑夫說：「這跟水一樣，有空隙就會流過去。你必須很勤勞地說：『今天不行。』」他會向人表示彼此不必會面；如果認為別人能把事情處理好，則婉拒開會的提議；別人不必預約就能直接打電話給他；如果是在走廊上碰到時談個五分鐘即可解決的事，就不要約兩天後一起開三十分鐘的會來處理。
這些做法也許有些冒險，但傑夫發覺看似不太忙還不錯，並且有意外的好處，例如：別人會向他提新專案。事實上，當初母公司之所以把全球業務分派給傑夫，正是因為他看起來好像有餘裕應對。
每個人都能把時間塞滿，但有些高手選擇不要塞滿─無論在工作或家中都一樣。傑夫說：「重要的不只是說『好』，還有說『不』。」
本文整理、節錄自蘿拉．范德康《要忙，就忙得有意義》一書