正確對待時間 能夠逃脫「忙碌」的陷阱(圖)

正確對待時間，能夠逃脫「忙碌」的陷阱。（圖片來源：Adobe stock）

前幾天，我不知怎麼忽然讀起肯．布蘭查（Ken Blanchard）和史賓賽．強森（Spencer Johnson）合著的《全新一分鐘經理》（The New One-Minute Manager），我想這一定是有人在書籍出版時寄給我，而我因為出於拖延開始整理東西，在搖搖欲墜的成堆書山裡發現了它。

我想大多數人從這本長銷書學到的一大啟示就是，主管該找出下屬做得不錯的地方並稱讚他們，然後神奇的是，他們會因此有更多不錯的表現。

時間自由的企業主管

我倒是更注意兩位作者怎麼描述出色主管的行程表。有位年輕人想探究管理的祕訣，聽說有位高手很懂，於是「他滿心好奇，打給那位企業主管的助理，想知道能否約時間討教，沒想到助理立刻把電話轉給主管本人」。

年輕人詢問何時能登門拜訪，並認為那位主管一定忙得分身乏術，結果卻不是這樣，「那主管說：『這週每天都可以，只有週三上午不行。你選個時間吧！』」讀者當然會很好奇，為什麼他的時間這麼自由？

或許該問個更好的問題：要如何這麼自由？若只說一般上班族沒那麼輕鬆，未免還太過輕描淡寫了。我看過愈多時間紀錄，愈發覺「工作」和「開會安排」密不可分。

不少人每天要花六至八小時在見面開會或電話會議，負責多項專案的資深人員尤其如此，獨力進行的工作只能留到晚上或週末處理。至於有空思考的時間，上班期間根本免談。

然而，不是每個人的行程表都滿到爆。我與傑夫．希斯約訪談時間就見識到。

他從國小六年級開始思考行程規畫的技巧，讀過超多時間管理書籍，當初正是他把羅伯特．格魯丁的《時間與生活的藝術》推薦給我。

如今他任職於矩陣服務公司旗下的矩陣應用科技公司，公司業務是生產與販售石化儲存設備，他在奧克拉荷馬州的土爾沙（Tulsa）上班，但還負責首爾市郊的生產基地和雪梨辦事處，有三分之一的時間到處跑透透，帶領的員工橫跨多個時區。

他回答我一連串行程管理的提問，與我交換了電子信箱。我詢問能否通話訪談，並心想他也許會答應在幾週後的某天下午三點四十五分，與我進行短短十五分鐘的訪談。沒想到他竟跟我說：「我現在時間很空，不如妳提出幾個中意的時間吧！」

這又是一個「週三上午以外都行」的案例。在我們實際通話時，我忍不住發問，其他在美式企業工作的人，怎有辦法像他這麼有空？

他回答：「這主要是心態問題。我時間多得不得了嗎？唔，我的時間跟每個人一樣多。我想重點在於『怎麼看待時間』。」

正確對待時間 能夠逃脫「忙碌」的陷阱

在交談過程，我發現他看待時間的方式極為關鍵，他能夠逃脫「忙碌」的陷阱，不像很多人明明希望有時間沉澱，卻總是被行程給卡死。

第一，他真心相信時間很寶貴。不少人自稱相信此事，卻不像傑夫這般認真。他每次搭十四小時的班機去亞洲，一定會做好這十四小時的規畫：從頭到尾先想好，哪時該睡覺、該工作多久、該做好哪些事情、何時放鬆以養精蓄銳。

我搭過很多次飛機，看過很多人在其他情況下打死不願浪費完整的三小時（遑論十四小時），結果卻把時間花在跳著看電視節目上；明明花錢購買網路，卻連上新聞網閱讀某布魯克林女子為家中貓咪跟老媽吵架，甚至憤而行凶的報導。就連「高效能」人士也只是把時間花在回覆信件上，而不是做需要完整時間專心處理的事務。

不過說到底，他最大的祕訣是：「我喜歡行程表上有空白。」多數人雖然哀嘆時間不夠，卻並不喜歡有空白時間。

我們熱愛把事情列在行程表上，證明自己有在做事，或者像傑夫所說：「大家愛開會只是因為這樣可以顯得他們很忙碌，很有用，很能幹。」任何事只要記在行程表上，而且涉及別人，就自動搖身一變為超級重要─實際上重不重要則另當別論。

如果你想逼自己上健身房（跟教練約好早上七點見），看重行程表當然很好，但這種人性也有可想而知的後果。

現在想像一下，有對伴侶正在討論誰要留在家裡，等待水電工來處理那非修不可的水管破洞。那天上午要開三場會的一方會認為自己比較需要去公司，雖然另一方上午也必須解決公事上最重要的難題。

經常每天開六小時會的人可能會說只有兩場會議的日子「很輕鬆」，但對方或許沒排會議這類行程，其實仍有要緊事必須處理。

本文整理、節錄自《要忙，就忙得有意義》一書