简报要有效 “这点”很关键(图)


简报要有效,“这点”很关键。(图片来源:Adobestock)

针对有效提案,各位找到的建议大多都聚焦在如何简报、如何公开发表演说及如何克服紧张。事实上,这些全都不重要。你信心满满发表简报也好,紧张到口吃也好,无论你是否不断提到客户的名字,无论你打的领带是蓝色或红色,观众真正想知道的只有资讯。故事比风格重要。

我再说一遍:故事绝对比风格重要。

这就是三分钟法则和WHAC法立竿见影的原因。大家想知道你提供什么、如何运作、好在那里和怎么得到。如果能快速又简单地了解这些资讯,观众就会深受吸引,期望也会更高。

简单的威力很强大。我常开玩笑说:“简单就是性感的新代名词。”

没有人会因为我所谓的“文字游戏”感到开心。大家都太忙了,只想简单扼要地了解资讯。

最重要的步骤是把你认为非说不可的所有资讯,分解成最简单、最直接的形式。要在三分钟内清楚、简洁、准确传达所有产品价值的过程,必须先问一个基本问题:

你如何把你认为非说不可的所有资讯,压缩成非说不可的内容?

你会说得少,但效果更好。无论何时、何地,对任何人,都能用这种方式简化任何提案或简报。

我建议各位放弃所有对语言、战术、修辞或技术先入为主的概念,只要重视资讯价值,以及用观众理解的方式传达资讯的过程。

每当与新客户合作,我最喜欢的一刻,就是当墙墙上贴满写上要点便利贴,接着我们退一步,仔细研究所有资讯的时候。所有客户看到这个景象,脸上一定挂着微笑。如此简单又清楚,想不满意也难。

如果你在墙上看到第二和第三章写的要点,你可能也会有同感。

这幅画面会这么简单又明了,其中一个原因是这些子弹句代表的资讯。你在脑海中早已赋予这些资讯完美的解释。我们只是执行一套流程,把资讯简化成单字和子弹句,逼迫你以最简单的方式把每个概念合理化。

现在,我们要扭转这流程,把这些子弹句扩充成言简意赅的想法和句子。

把你的要点再看一次,大声说出相关细节。记下为什么写下每一个单字或词组的原因,以及归类到WHAC其中一类的原因。我敢说它们一定简单、干脆又清楚。

比照你在WHAC阶段对自己解释时的方式,简化这些解释,思考最简单的说法是什么?

这些简化后的陈述,就是我提的价值陈述。

因此,如果你的子弹句是:

私人教练,就变成“我有私人教练执照”。

前任运动员,就变成“我打过半职业棒球”。

重复次数低,就变成“重复次数低,能增加强度”。

休息时间,就变成“休息时间短,会提高心跳率”。

名人客户,就变成“我训练演员扮演运动员角色”。

看起来是不是很容易?

你会不会觉得这个难度太低,所以想跳过?不可以。这就像生命的其他课题。如果分解成最简单的形式,再打造适当的基础,你就能建立最坚固的结构。提出构想、募集资金、在家长教师会议上说服学生父母、要求升迁、推销企业及争取董事会批准等,这些都必须以彻底厘清价值为基础。所以,相信我,用简单的字眼写出来。

在执行这项流程时,你脑中会有故事在成形。记得要长话短说!你了解这项资讯很久了,所以会发现自己无意间又说出惯用的词组和术语。这项练习的目标是戒掉所有以往的说法和文字。你必须逼自己简单思考。现在只管打好基础,其他的我们马上就会讨论。

写完价值陈述了吗?

你可能会注意到,三十个子弹句发展成四十句以上的陈述。简化后的要点,常会激发出你没想到或跳过的其他想法。拆解和建构的过程,会开启一些新思想和新的价值陈述。这四十句上下的陈述中,会包含最强版的三分钟提案。

现在,我们只需要排列陈述句的顺序,再加以连贯,观众就能像你一样理解你的提案。

这部分就简单了。
 

本文整理、节录自布兰特.平维迪克(Brant Pinvidic)《简短却强大的3分钟简报》一书,文章仅代表作者个人立场和观点。由采实文化授权转载,欲阅读完整作品,欢迎参考原书。

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