刘孟奇：不要让“紧急的事”淹没“重要的事”（图）
给年轻人的职涯了望台

要怎么把时间挤出来给“重要但不紧急”的事情？需要花那么多时间阅读与转寄别人转寄的e-mail吗？需要花那么多精神在msn上面吗？Getty Images

在过去半年内，你是不是在工作上非常忙碌？如果是的话，请想一想：在过去半年内花掉许多时间所做的种种事情，有没有不少是可以让你在中长期收割成果的？

如果你的答案是肯定的话，恭喜你！你显然善于把时间分配到"重要的事情"上面；但是如果你的答案是否定的话，请小心，你或许已经让"紧急但不太重要"的事情占满你的时间，而这将会侵蚀你的长期竞争力。

怎么区别"紧急"与"重要"的事？简单地说，紧急的事是截止期限已经逼在眼前（或者说"火烧屁股"）的事情，而重要的事则是会在长期产生影响的事情。

"紧急"与"重要"不必然互斥，有些事情既紧急又重要。举例而言，你可能临危受命，负责赶出一个重大企画案。无论如何，有许多紧急的事情纯粹只是救火。一个恶性循环的情形是：你不断发现自己处于"火烧眉毛、且顾眼下"的情境，并因此精疲力竭、分身乏术，而无法未雨绸缪，结果还是必须持续"临渴掘井"。

我们可以把事情分成"紧急与重要"、"紧急但不重要"、"重要但不紧急"、"不重要也不紧急"四类。对于"紧急与重要"的事情，当然要全力去做。但是我们经常面对的问题是，长期下来，发现自己分配在"重要但不紧急"上面的时间太少，也严重限制自己长远发展的高度与可能性。

要怎么把时间挤出来给"重要但不紧急"的事情？最明显的地方，当然是尽量减少"不重要也不紧急"的事情。举例而言，需要花那么多时间阅读与转寄别人转寄的e-mail吗？需要花那么多精神在msn上面吗？

不过，吃掉时间最凶的，通常还是"紧急但不重要"的事情。一旦有这种情形，请检视一下：如果你反覆做类似的救火工作，这或者代表你处理事情的习惯流程有明显问题，所以才会鬼打墙似地不断遇上相同麻烦；或者代表你接下了远超过你所能负担的事情，所以才会一直处于不胜负荷的状态。

如果是前者，那么你需要静下心来，好好想一想，如何改掉习惯性的毛病，建立一套不会经常放火的标准作业流程；如果是后者，你可能需要狠下心来，把那些真的无力负担的人情推掉。有时候，你不去找事，事不来找你；而如果事不来找你，人就不来找你的话，可能就代表这些事与人其实也没那么重要。

我自己的一个心得是：不管是紧急的事或重要的事，都尽量养成"切割处理"的习惯。就紧急的事而言，早点起个头，完成40%，以在截止期限来临前只剩60%要做，这就跟"时间要到了，却什么都还没做"差别很大。就重要的事而言，再怎么忙与累，每天都持续做一点，有整段空白时段时才能大有进展。

让自己能持续投资足够时间在"重要的事"上面，长期下来，必定能感受到这个习惯带来的莫大好处。