三招教你 如何向主管做简报 (图)
电梯简报不同于一般简报，最大的差别是必须在有限时间内，完成清楚的说明。（图片来源: Adobe stock图)
原来，有很多同仁的简报经常是长篇大论，开始五分钟后还没谈到重点。我们可以学习快速讲出重点的方法。请同仁拿着准备好的20分钟简报上台，并提出一个情境要求：
有一天你进入电梯，刚好主管也在里面。主管知道你下个星期要进行工作简报，因此要求你先快速报告重点让他了解。随着电梯往下，时间很快就过去了。现在你大约有90秒的时间，要把原本20分钟的简报浓缩成重点说出，这时你应该怎么做呢？
倒三角型叙述：快速、有重点、最清楚
电梯简报不同于一般简报，最大的差别是必须在有限时间内，完成清楚的说明。因此要采取倒三角型的叙述，先讲结论，接着重点摘要，最后才是内容说明。进行的方式大致如下：
1、先讲结论－10秒
电梯简报时间很短，可以先花十秒讲一下最大的重点，也就是最后的结论。以刚才的情况为例，可以先说：“下周的工作简报，我会说明如何透过新产品开发，达成年营收百分之二十的成长计划。”
2、重点摘要－20秒
等到结论讲完后，就可以接重点摘要，例如：“报告中，我会提到市场分析、新产品简介、行销规划以及效益分析这四大重点，让大家清楚我们的执行细节。”像这样的重点摘要，大概只需要花二十秒，就可以让主管清楚掌握整个简报的轮廓。
3、内容说明－60秒
前面的结论加上重点摘要，大概会花三十秒的时间，接下来的一分钟可以再回头，补充说明每一个阶段重点的内容，针对每一个重点进行内容概要的补充。例如：
“第一阶段市场分析，我们会分析目前市场整体的销售状况，并且说明一下消费者现有的需求，以及我们产品切入的角度…”
“第二阶段我们针对这次推出的新产品，做一份完整的功能及特色介绍，让大家了解产品的销售卖点…”“而在第三阶段行销规划，我们会……。”
记得！不要讲得太细，只要把最大的重点说出来即可。主管在听取电梯简报时，也不是要知道多深入的细节，只要能在最短的时间，让主管了解事情的全貌与最大重点即可。
对于实事求是的高阶主管而言，精准与有效率的谈话一向是成功表达的要诀。掌握倒三角诀窍，让你未来无预期遇见高阶主管，“只会想到机会，不再感到害怕”。