5大技巧讓你諸事順利 成溫柔堅定的存在(圖)
瞭解公司目標和個人職涯目標，明確自己的優先事項是甚麼，可以幫助你決定哪些工作要優先處理，哪些要分配或拒絕。（圖片來源：Pixabay）
工作與人生的平衡對每個人來說都是一場硬戰，尤其是女性。提聚焦於如何建立界線以保護你的工作時間，這樣你可以把大部分的時間花在事業方格中的優先事項上。以下是我覺得很受用的幾個技巧：
技巧一、清楚你的目標何在
在工作中，瞭解公司目標和個人職涯目標，明確自己的優先事項是甚麼，可以幫助你決定哪些工作要優先處理，哪些要分配或拒絕。此外，瞭解每個任務的成功標準，可以幫助你排出工作的優先次序。如果在工作會議中尚未明確討論成功標準，請勇敢提出問題，以幫助大家具體化目標，對成功有所幫助。
技巧二、建立過濾機制
要做好優先次序的排列，需要建立過濾機制。舉例來說，決定只有在與公司的策略伙伴見面，或能帶來特定金額以上收益的潛在交易兩種情況下才赴約。透過此機制過濾掉的事項被稱為「不待辦事項」（to-don't list）。做決定和拒絕別人變得容易多了，因為只要遵循之前訂定的個人規則就可以。讓主管了解並認同所施行的過濾機制是很重要的，確保共識對於哪些任務最重要。下次開會時可以這麼說：「我很想要確保自己有把時間花在對的事情上，但我發現我花太多時間在做X、Y和Z，而這些事並不會為公司添加價值。我希望您知道我正在規劃減少這些事項，除非您認為這些事項的價值比我認知的還要多。」
技巧三、替你的行事曆圍上圍籬
一旦你知道特定的目標為何，那麼捍衛你需要投入其中的時間就很重要了。我的方法就是替行事曆圍上圍籬，以保護我想專注在創意發想的時間。對我來說是從上午九點至十二點，我會切斷社群媒體、關閉電子信箱並將我的手機設為飛航模式。你會很訝異在沒有被簡訊和社群媒體打斷的情況下可以做多少事。我也替每週的計畫圍上圍籬，在我有進公司的其中一天或兩天，盡可能地安排會議。另外，我也試著安排一整天完全不排會議或接電話，讓我能真正專心研究需要關注的大型專案。
如果你的工作環境必須即時回覆電子郵件，而無法執行上述這些方式，那也沒關係，你還是有些選擇。首先，你可以將電話設成「請勿打擾」，然後設定哪些人的電話或簡訊是你想要接收的。這麼一來，只有在主管找你的時候電話才會響起。如果你的主管通常都是用電子郵件與你聯繫，那麼你可以設定外出訊息：「我正在趕某專案的期限。如果事情很緊急，請傳簡訊至XXXX-XXX-XXX給我。」
技巧四、鳥瞰視角
週末時，我會評估行事曆的會議與電話是否符合優先事項。如果不符合，我會委派、取消、重訂時間或縮短會議。重新思考固定開會的必要性，有些會議可能只是因為一直以來一直這樣做而持續召開。檢視重複出現的會議，問問自己是否真的需要開會。如果不是由自己召開，可以和召集人溝通，提出在早上時段工作效率較高，是否能將一些會議移到下午的建議。不必害怕提出，只要是為了最大化自己的工作效能。
技巧五、避免「不知不覺中累積」
很多年輕女性希望能夠彈性工作或減少工作時數，但往往不知道如何提出，因擔心被視為自私或懶惰。提醒這些女性要提前設定期望值，以免主管認為她們隨時都有空，然後減少工作時數反而被怪罪。設立界線尤其重要，尤其是工作時數彈性或是接案工作者。若已談好彈性工作時數，要利用前面提到的技巧為自己立下清楚的界線，努力維持這些界線不被打破。若發現工作時數增加，請立即跟主管溝通：「我想要談一下之前約定的每週工作時數。」雖然可能擔心這會影響自己，但主管當初也同意了這件事，並基於這個界線僱用了你，你是在好心提醒他要繼續維持不要打破這個界線。
（此文選自時報出版的《柔韌：善良非軟弱，堅強非霸道，成為職場中溫柔且堅定的存在》一書）