做好「會議記錄」 職場新人成長快(圖)
「會議記錄」讓資深總監黃珮婷在菜鳥時期獲益良多。（圖片來源：下個十年，你在哪？／時報出版）
剛開始做行銷的時候，不論大小會議，我總是最菜的那個人，想都不用想，肯定是我要寫會議記錄。一開始，被指派寫會議記錄讓我覺得好倒楣，上台的人大家看得到，得到滿滿的掌聲，根本不會有人去注意到是誰記錄的。記錄的人不但要準時，更要精確地把會議過程如實寫下來，還要把結論總結好。我常常辛苦的寫完寄出去後，無人讚許不說，有時甚至得面對被挑剔沒寫好、沒寫完整。
一開始，我因為對公司不熟，連要寄給哪些相關人士都不知道，對公司內部的用詞遣字也不瞭解，加上公司的節奏非常快，業務大哥常常念我說：「Betty Huang，妳是在孵蛋嗎？寫個會議記錄要搞多久啦！」常常工作進度已經到下個階段了，我的會議記錄卻還在磨蹭著，無法立即和大家分享。
後來，我發現就算我知道該寄給哪些人？要用哪些詞語？我也會因為擔心又被念不夠及時，而搶著發出。但常常寄出後大家好像失憶一樣，又重新在爭執點上討論，這時記錄反而像挑起了戰爭，讓大家鬼打牆似的你來我往寫信爭論。
這時，業務大哥又說話了：「Betty Huang，妳記錄個屁呀，開會和沒開一樣，不要浪費大家時間啦！」 這是因為記錄寫的邏輯不清楚，沒有把大家當時合議的結論記錄完全，反而更容易引起爭論。
之後，我學會要一面開會一面把主要的協議先記在記錄中，並且在會議上和大家確認，如果有異議可以立刻反應和協調。這樣開完會，記錄已經完成了一半以上。最重要的是，大家已經同意的結論被完整地記錄下來，也是與會人士當場同意的。開完會後，再把已經寫下的分段，按照專案需求依時間或重要性等框架排序，把結論清楚強調、下一步標明，會議結束當天就能及時順利寄出。
這下子，業務大哥這樣說了：「Betty Huang呢？等她來再開會啦，不然等一下我們先討論的也是白討論呀！」 就這樣，我從討厭寫會議記錄，到享受因為這件事而主導會議的樂趣。
其實，會議記錄就是策略性思考的基本工，一個會議往往一開就是一到兩個小時，有時候大老闆來視察時，即使一整天都被關在會議室裡，總結的時間不會超過十分鐘。做記錄的人，不但整場會議要能貫通理解內容，聽得懂與會人士的討論，更要冰雪聰明瞭解老闆們的意見，最後提綱挈領地還原討論的精髓，並且重點總結下一步該怎麼做。
策略性思維不就是這樣嗎？化繁為簡，從一堆討論中抓重點，在眾多的可能性中做出選擇，進而推演出下一步，在有限資源、資訊和時間中，做系統性的整理和總結。從聆聽、瞭解、內化到寫下記錄，甚至讓沒參與會議的人能身歷其境，進而跟進。
你必須對生意有基本瞭解、對數字有基礎概念、對與會人士熟稔、對總結後的結論知所輕重，這可是要打通任督二脈才可能做好的工作。
在重要會議上，老闆絕對會找一個靠譜的人來做記錄，不然就算期間討論得精采萬分，一旦沒抓到精髓的記錄寄出去後，換來的可能是一頓罵或是過目即忘，不就浪費了大家的時間和熱情參與了。有這樣的瞭解與認知，相信任何人擔任會議記錄時都能更坦然些。台上的人練劍耍刀，台下的人默默練內功！
本文節錄：【下個十年，你在哪？】一書
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黃珮婷