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想要提高工作效率 請做到「四大皆空」(圖)

2017-05-18 00:01 桌面版 简体 0
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每天上班要做到「四大皆空」,就能順利完成工作任務。(圖片來源:pixabay)

小李早晨剛到公司,主管就交待一個任務,要求下班前完成。正在做的過程中,突然想到了另外一個事,於是放下當前的任務,去做想起的事了;做完後剛想繼續,電腦提示收到一封新郵件,打開看看,是需要回覆的,先回覆吧;回覆完了後任務還沒做多少,同事就來找小李開會了,前幾天就定了的,小李給忘記了;等參加完後已經是中午了。下午本想抓緊時間完成任務,QQ響了,外地的同事遇到問題需要小李來解決,於是小李又在QQ上聯繫不同部門的人來處理;這中間,主管又讓小李找個資料,小李又在堆的滿滿的辦公桌上找了半天,好不容易才找到;等這些事都忙完了,也快要下班了,任務還沒完,只能加班了。

好多小夥伴也都有這樣的情況,每天上班從早忙到晚,感覺事情做了很多,但其實沒有一件事是完整做完的。想要改變這種情況,就需要大家做到「四大皆空」:清空大腦,清空郵件,清空對話框,清空桌面。

清空大腦

大腦中只要有任何想法或者突然想起任何事情來,都需要把它清空,把想到的事情記錄到本子上,或者指定的地方。

工作中經常就是正在做一件事情的時候,突然想起來另外一件事情來,這個時候不要停下來去做,而是先記錄下來,完成當前任務後再去做。為什麼要記錄,因為只有記錄下來大腦才不會一直去想,也不會忘記,不要太相信自己的記憶力,像小李一樣,別人找來開會才想起來。大腦清空了,才能把所有的注意力都集中在當前的任務上。

清空郵件

郵件是工作中經常用的,你的收件箱是不是也是堆的滿滿的呢?想找一封郵件的時候要一個一個的看,找老半天才能找到。

收件箱也需要定期進行清空的,已經閱讀的沒有用處的直接刪除,後續還有用處的,請在郵件裡新增文件夾,按類別把郵件放到對應的分類下。

新收到的郵件不是需要馬上就處理的,是可以隔兩小時來集中處理的。收件箱裡應該只保留的就是剛剛接收到的,只要是讀完就必須把它從收件箱裡面清空,這樣可以把注意力集中在沒有處理的郵件上。

清空對話框

工作中用的溝通工具多是QQ和微信之類的,經常看到的QQ和微信上面有好多未讀的消息,對話框列表裡面有好多人,聊著聊著就串了。

建議溝通完,有需要保存的資料就保存到對應的地方,沒有就直接把對話框刪除。因為不管什麼事,看到這麼多人,密密麻麻的心情上肯定會很煩躁,清空後,看著就很清爽,心情也會變好。

清空桌面

辦公桌上堆太多資料的話,查找起來也不是太方便的,另外每天面對這麼滿的辦公桌,心裏也會有壓力,所以,每天下班前,請把辦公桌進行一個清空。

需要用的資料進行分類,放到櫃子裡,不需要的就扔了吧。辦公桌上,只保留你當前需要的用到的資料或者正在進行的任務的,別的都要清空。

来源:360doc --轉載請註明出處, 嚴禁建立鏡像網站。
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