職場警示錄：栽在郵件上的N種死法

2010-06-17 00:05

電子郵件，已成了辦公室裡隱藏的地雷。

守則一：不要隨便「回覆所有人」

阿康 外企職員

千萬不要在回覆郵件時隨便點擊「回覆所有人」———這是我從我那倒霉的客戶那裡學來的「血的教訓」。

那次接手一個挑剔的客戶，耗了很久，價格一直談不攏，差不多有兩週時間，我每天上班頭一件事，就是和對方互通郵件、打探進展。那段日子，老闆盯、對方拖，搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天，在我們通過20封郵件時，我的郵箱裡忽然出現了一封「機密」信函，上面有這家公司討論我們公司的報價的詳細經過，包括各級老闆的回覆意見、他們預期爭取的價格，還有準備對付我們的具體計畫。

這下好了，掌握了對方的底線，後面的事情做得極其順利。那個項目談完，老闆對我刮目相看。

我心裏有鬼。冷靜之後仔細研究了這封郵件的來龍去脈，終於發現：發給我這封郵件的人一定是在某次疏忽之下按了「回覆所有人」，才把信不小心傳到了我手裡。

也真怪不得他，之前我們往來的郵件實在過多，而且所有的郵件題目都是一長串「RE：RE：RE……」，看起來極其相似。我的郵件發給他、他的老闆後，他老闆回覆給了他，還有他們公司的財務、我以及更多人。之後他們內部還討論了很多問題，他就沿用那些幾經回覆的信件，繼續發給我詢問。這個倒霉蛋初期一直把這項工作做得有條不紊，哪些人在「收件人」一欄裡，哪些人在「抄送」欄裡，從不混淆，直到有一次，在這麼多個類似標題的郵件裡，他終於「迷失」 了，一點「全部回覆」……

守則二：溝通重要事件時，最好使用郵件，如果你光打電話，對方可以耍賴

大衛 物流管理

在我還是新人時，吃過一次這樣的虧。那是一個做事非常拖拉、工作極為馬虎的客戶，每次交接，都需要我無數次催促、反覆提醒。

有一次，由於缺少一些材料，他們公司委託我們發的一批貨無法申報。我第一時間就給對方打電話交代了這個情況。我們這行，時間就是金錢。我反覆跟他說，如果在幾點前備不齊這些材料導致耽擱進程，那就是他們的責任了。

他滿口答應，說兩個小時後就能給我回音。沒想到，兩小時過去了、一個上午過去了，還是沒發材料來。下午我又催了一次，他還是說「馬上」、「馬上」。

最後的結果可想而知。對方老闆怒了，一個電話打到我老闆那兒，投訴我工作不力。

「我確實打過電話了呀。」我向我們老闆訴苦。

「你為什麼不發郵件呢?」老闆雖然相信我，可是對方一口咬定我沒通知，口說無憑，沒有郵件作證據，只能由我們來賠償損失。

老闆親授心得：「下回遇到這樣的人，非但給他寫郵件，還應該明抄一份給他的上司，這樣，他就不敢怠慢了。」

薑還是老的辣，辦公室「遊戲準則」之一就是：遇見重要的事，先發郵件，把責任扔給對方再說。

守則三：如有需要，請用BCC(暗抄)

金子 銀行客服

前不久，辦公室裡議論紛紛，說領導最近準備給上上下下所有人配備商務手機。一時間人人納悶———一向精打細算的領導怎麼一下子出手大方起來了?

不久，手機如期而至，公司裡還搞了統一的培訓，教大家如何用手機收發郵件、處理公文。又過了一陣子，下達最新指令：所有關鍵部門的員工，24小時開機，隨時處理郵件!消息一出，各路流言飛轉，出現了多種關於此舉動機的猜測：一說公司裡各部門嚴重推卸責任，出現事故，互相推諉，A怪B沒有告知，B 說自己已經書面郵件通知，A說沒有收到郵件;另一種說法是，前不久公司內部出現「打小報告郵件事件」，有人趁他人不備，在對方電腦上使用郵件系統，發送出一份舉報信，結果，該信還落入了被舉報人手中，他找到發信人論理，該人說一定是有人為了陷害自己，盜用信箱發信;還有傳言，說是兩個部門的人結怨，跑去領導那裡論理，要求每次發完郵件，必須電話通知或者消息確認，不然存在「陷害」的可能性……

也不知是哪個「軍師」的主意，最後讓領導下決心給每個人都配置了這款可發郵件的商務手機，現在，所有人都膽戰心驚地24小時開機，並且一看到有 「CC」(抄送)給自己上司的郵件就格外認真，如果看到了顯示BCC(暗抄)的郵件，那麼，趕緊起床吧，這覺是再也睡不好了。

守則四：如果你是老闆，請設置「敏感詞」

小言 外企行政

前不久公司出了一件大事：一個不滿工作的員工在跳槽前夜，調出所有同事和客戶的電郵，群發了一封「控訴信」。

除了對公司內部關鍵人物的投訴之外，還列舉了公司內部存在的種種管理漏洞。郵件最後說：「這樣缺乏信譽的公司，你們還敢和他繼續有生意方面的合作麼?」

郵件是週一早上群發的，那天我正好在外面辦事，下午回到辦公室，據說已經被集體刪除了。不過，好多人都悄悄備份存在自己的電腦裡，我就是那樣看到了這封郵件。有好一陣子，它被當作上班生活的調味劑。

據說，高層大駭，雖然最後找到那名員工並追究了法律責任，可對於我們這樣的大公司來說，畢竟很是「坍臺」。

於是，消息靈通人士最近通知我們，老闆出資百萬購了一套新系統，據說，現在任何從公司發出的郵件，一旦出現「狀況」，系統會自動警報，並阻止發送。

為這事，我們八卦了半天，都在推測系統會設置多少敏感詞彙來自動阻止郵件。經討論，大家達成共識：少寫中文郵件———我們工作往來的郵件，大部分是用英語寫的，而那封控訴信用的是中文———這種信，還是用母語寫比較順暢。

守則五：不要隨意轉發

Ken 項目經理

通常我們匯報工作時，貪圖方便，會直接把郵件轉發給老闆。但你的老闆如果足夠細心和專業，他會批評你。

我對我們老闆肅然起敬，也是因為一封郵件。那次，他把我叫到辦公室：「Ken，你是不是偷懶，直接把對方的公文發給我了?」

我的確轉發了郵件，因為一樣是總結，既然對方總結好了，我就順手按了轉發，可是，他怎麼會知道?

「你過來，轉發的字色是灰色，並且前面會出現‘>’的符號。」

我滿臉通紅。到底是老闆!

TIPS：

■郵件是最職業的公務交辦手段，它可以絲毫不帶感情色彩。

■公務郵件的最後，一般要設置「免責聲明」，大體需要明確的意思是：「如果這封信不是給你的，希望收到後退還給我，以免引起之後的糾紛。」

■最後填寫收件人，因為一個誤操作，有可能送出一份空信，令對方造成你工作粗糙的印象。

■憤怒時不要用E-mail.E-mail很難傳送幽默，但很容易傳達憤怒。

■使用有意義的標題，讓收信人一下就能明白裡面是什麼，同時也區別於垃圾郵件。

■簡短。如果有很多話，可以列成要點。

■休假時應設置自動回覆，這是禮貌和方便的問題。但不要給私人郵件設這種東西，免得有心人知道你家裡沒人。

■使用表情。如果你的情緒可能被誤解，就加上笑臉。