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職場警示錄:栽在郵件上的N種死法

2010-06-17 00:05 桌面版 简体 0
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電子郵件,已成了辦公室裡隱藏的地雷。

守則一:不要隨便「回覆所有人」

阿康 外企職員

千萬不要在回覆郵件時隨便點擊「回覆所有人」———這是我從我那倒霉的客戶那裡學來的「血的教訓」。

那次接手一個挑剔的客戶,耗了很久,價格一直談不攏,差不多有兩週時間,我每天上班頭一件事,就是和對方互通郵件、打探進展。那段日子,老闆盯、對方拖,搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天,在我們通過20封郵件時,我的郵箱裡忽然出現了一封「機密」信函,上面有這家公司討論我們公司的報價的詳細經過,包括各級老闆的回覆意見、他們預期爭取的價格,還有準備對付我們的具體計畫。

這下好了,掌握了對方的底線,後面的事情做得極其順利。那個項目談完,老闆對我刮目相看。

我心裏有鬼。冷靜之後仔細研究了這封郵件的來龍去脈,終於發現:發給我這封郵件的人一定是在某次疏忽之下按了「回覆所有人」,才把信不小心傳到了我手裡。

也真怪不得他,之前我們往來的郵件實在過多,而且所有的郵件題目都是一長串「RE:RE:RE……」,看起來極其相似。我的郵件發給他、他的老闆後,他老闆回覆給了他,還有他們公司的財務、我以及更多人。之後他們內部還討論了很多問題,他就沿用那些幾經回覆的信件,繼續發給我詢問。這個倒霉蛋初期一直把這項工作做得有條不紊,哪些人在「收件人」一欄裡,哪些人在「抄送」欄裡,從不混淆,直到有一次,在這麼多個類似標題的郵件裡,他終於「迷失」 了,一點「全部回覆」……

守則二:溝通重要事件時,最好使用郵件,如果你光打電話,對方可以耍賴

大衛 物流管理

在我還是新人時,吃過一次這樣的虧。那是一個做事非常拖拉、工作極為馬虎的客戶,每次交接,都需要我無數次催促、反覆提醒。

有一次,由於缺少一些材料,他們公司委託我們發的一批貨無法申報。我第一時間就給對方打電話交代了這個情況。我們這行,時間就是金錢。我反覆跟他說,如果在幾點前備不齊這些材料導致耽擱進程,那就是他們的責任了。

他滿口答應,說兩個小時後就能給我回音。沒想到,兩小時過去了、一個上午過去了,還是沒發材料來。下午我又催了一次,他還是說「馬上」、「馬上」。

最後的結果可想而知。對方老闆怒了,一個電話打到我老闆那兒,投訴我工作不力。

「我確實打過電話了呀。」我向我們老闆訴苦。

「你為什麼不發郵件呢?」老闆雖然相信我,可是對方一口咬定我沒通知,口說無憑,沒有郵件作證據,只能由我們來賠償損失。

老闆親授心得:「下回遇到這樣的人,非但給他寫郵件,還應該明抄一份給他的上司,這樣,他就不敢怠慢了。」

薑還是老的辣,辦公室「遊戲準則」之一就是:遇見重要的事,先發郵件,把責任扔給對方再說。

守則三:如有需要,請用BCC(暗抄)

金子 銀行客服

前不久,辦公室裡議論紛紛,說領導最近準備給上上下下所有人配備商務手機。一時間人人納悶———一向精打細算的領導怎麼一下子出手大方起來了?

不久,手機如期而至,公司裡還搞了統一的培訓,教大家如何用手機收發郵件、處理公文。又過了一陣子,下達最新指令:所有關鍵部門的員工,24小時開機,隨時處理郵件!消息一出,各路流言飛轉,出現了多種關於此舉動機的猜測:一說公司裡各部門嚴重推卸責任,出現事故,互相推諉,A怪B沒有告知,B 說自己已經書面郵件通知,A說沒有收到郵件;另一種說法是,前不久公司內部出現「打小報告郵件事件」,有人趁他人不備,在對方電腦上使用郵件系統,發送出一份舉報信,結果,該信還落入了被舉報人手中,他找到發信人論理,該人說一定是有人為了陷害自己,盜用信箱發信;還有傳言,說是兩個部門的人結怨,跑去領導那裡論理,要求每次發完郵件,必須電話通知或者消息確認,不然存在「陷害」的可能性……

也不知是哪個「軍師」的主意,最後讓領導下決心給每個人都配置了這款可發郵件的商務手機,現在,所有人都膽戰心驚地24小時開機,並且一看到有 「CC」(抄送)給自己上司的郵件就格外認真,如果看到了顯示BCC(暗抄)的郵件,那麼,趕緊起床吧,這覺是再也睡不好了。

守則四:如果你是老闆,請設置「敏感詞」

小言 外企行政

前不久公司出了一件大事:一個不滿工作的員工在跳槽前夜,調出所有同事和客戶的電郵,群發了一封「控訴信」。

除了對公司內部關鍵人物的投訴之外,還列舉了公司內部存在的種種管理漏洞。郵件最後說:「這樣缺乏信譽的公司,你們還敢和他繼續有生意方面的合作麼?」

郵件是週一早上群發的,那天我正好在外面辦事,下午回到辦公室,據說已經被集體刪除了。不過,好多人都悄悄備份存在自己的電腦裡,我就是那樣看到了這封郵件。有好一陣子,它被當作上班生活的調味劑。

據說,高層大駭,雖然最後找到那名員工並追究了法律責任,可對於我們這樣的大公司來說,畢竟很是「坍臺」。

於是,消息靈通人士最近通知我們,老闆出資百萬購了一套新系統,據說,現在任何從公司發出的郵件,一旦出現「狀況」,系統會自動警報,並阻止發送。

為這事,我們八卦了半天,都在推測系統會設置多少敏感詞彙來自動阻止郵件。經討論,大家達成共識:少寫中文郵件———我們工作往來的郵件,大部分是用英語寫的,而那封控訴信用的是中文———這種信,還是用母語寫比較順暢。

守則五:不要隨意轉發

Ken 項目經理

通常我們匯報工作時,貪圖方便,會直接把郵件轉發給老闆。但你的老闆如果足夠細心和專業,他會批評你。

我對我們老闆肅然起敬,也是因為一封郵件。那次,他把我叫到辦公室:「Ken,你是不是偷懶,直接把對方的公文發給我了?」

我的確轉發了郵件,因為一樣是總結,既然對方總結好了,我就順手按了轉發,可是,他怎麼會知道?

「你過來,轉發的字色是灰色,並且前面會出現‘>’的符號。」

我滿臉通紅。到底是老闆!

TIPS:

■郵件是最職業的公務交辦手段,它可以絲毫不帶感情色彩。

■公務郵件的最後,一般要設置「免責聲明」,大體需要明確的意思是:「如果這封信不是給你的,希望收到後退還給我,以免引起之後的糾紛。」

■最後填寫收件人,因為一個誤操作,有可能送出一份空信,令對方造成你工作粗糙的印象。

■憤怒時不要用E-mail.E-mail很難傳送幽默,但很容易傳達憤怒。

■使用有意義的標題,讓收信人一下就能明白裡面是什麼,同時也區別於垃圾郵件。

■簡短。如果有很多話,可以列成要點。

■休假時應設置自動回覆,這是禮貌和方便的問題。但不要給私人郵件設這種東西,免得有心人知道你家裡沒人。

■使用表情。如果你的情緒可能被誤解,就加上笑臉。


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