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請不要再以為別人都看得懂你的e-mail(圖)

2007-11-29 11:35 作者:104人力銀行董事長 楊基寬 桌面版 简体 0
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公司某單位來了一位新人,該單位經理髮了一封介紹新人的e-mail給在同一樓層的同事。
我也收到這封介紹函,並為該經理高興,因為新人的資歷看來不錯。

當天下午,一位不同單位的同事阿德,在收到這封介紹信後,回了一封e-mail給該經理,e-mail上只有一行簡單的字:‘某某某,什麼時候帶新人來介紹介紹!'e-mail的下方還附有原始的新人介紹文字。

在讀完這行字後,我心中產生一個疑慮!

為了實證我的疑慮,把送信者與收信者的名字刪掉後,我將這封包含新人介紹及‘某某某,什麼時候帶新人來介紹介紹!'這行字的回函,列印給我的秘書看,並問她,假設她是那位經理,在她看完‘某某某,什麼時候帶新人來介紹介紹!'這行字後的直覺反應是什麼?她說完後,我把她的回答記在一張紙上。

我沒有向秘書解釋我這樣做的原因,等她莫名其妙的離開後,我好奇地找來那位經理,並問他說:‘你有帶你的新人去給阿德看嗎?他不是寫e-mail給你,要你帶新人給他認識一下嗎?'

這位經理回答沒有,我問了他為什麼,並把他的回答記在那張紙上。

在這位經理離開後,我找阿德來,我問阿德說:‘經理有帶新人來向你介紹嗎?'他回說沒有,我接著問他,‘你當初為什麼要回e-mail,叫人介紹呢?'

阿德單純地回答說:‘沒有啊,只是想單純多認識一個朋友而已,沒有其他意思!'

在阿德說完他當初的動機後,我把那張上面記有秘書與經理反應的紙張拿給他看,說這是別人對他那句話的反應,看完後,他有點吃驚的說怎麼可能,因為上面寫著:

秘書的反應是:‘語氣有點命令的味道,應該是另一位位階較高的主管想要認識新人吧!'這樣的反應與阿德的原意不同。

那位經理的反應則更戲劇性:‘他又不是我主管,不知道為什麼還要我個別為他介紹!'這樣的反應更與阿德的原意大相逕庭。

秘書與經理的解讀角度與阿德有很大的出入,甚至是扭曲。 很顯然的,以這一次溝通事件為例,在溝通的這一端與那一端上,我們常會‘高估了自己的理解力,低估了別人的誤解力',在日常近距離一對一的溝通上,這種看不到表情,聽不出感覺的e-mail,有時卻成為一種我們逃避溝通的工具,也構成了同事間更大的疏離感。

阿德有點懊惱的向我說:‘我沒有這樣的意思啊!早知如此,當初走過去就好了!'

確實,寫這封e-mail的阿德與該經理的坐位只有五公尺。好遠的五公尺,好遠的疏離,他的原意當初只是簡單到‘沒有啊,只是想單純多認識一個朋友而已,沒有其他意思!'

在溝通的形式上,有人描述得很貼切,他說:

‘當你可以打電話時,不要用e-mail;

當你可以面對面講話時,不要用電話;

當你可以用手拍對方肩膀時,不要用嘴巴。'

"請不要再以為別人都看得懂你的e-mail。"

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